策划、主持会议及会后跟进的步骤
会前：
- 确保会议有必要召开。
- 您需要团队提供信息或建议
- 您希望团队参与制定决策或解决问题
- 您需要处理的问题无法通过一对一的交流得到解决
- 您希望与整个团队分享信息、成功或分担忧虑
- 您发现团队希望集合到一起
- 您正在处理的问题需要不同团队中具有不同观点或议程的成员提供意见
- 您遇到了一个需要澄清的问题且您不确定谁应对其负责
- 您希望多名利益相关者获知相同的讯息并理解该讯息
- 关于个人问题
- 您没有时间准备
- 另一种方法可以达到同样或更好的效果，如利用备忘录、电子邮件或电话进行沟通
- 问题已有定论
- 会议主题不值得大家付出时间
- 团队感到泄气，需要先花时间解决问题才能一起协同工作
- 确定并明确会议的目标与流程。
- 会议的目标是通报信息、解决问题、引出想法还是做出决策？
- 会议的目标将决定由谁参加会议以及如何主持会议。有些会议可能有多个目标。
- 目标需具体、明确且可以衡量。会议中的每个人都应知道何时才算达到了该目标。
- 确定谁是决策者，例如您、您的经理、客户或团队。
- 确定决策方法，例如，领导者做决策、团队投票或团队达成一致意见。
- 邀请合适的人。
- 最终决策者
- 有权力支持或阻止决策的人员
- 与问题有关联或受结果影响的人员
- 能提供相关意见的人员
- 对问题具有义务的人员
- 必须实施决策的人员
- 可以代表所有利益相关者的观点的人员
- 预先提供议程。
- 会议目的
- 目标或期望结果
- 日期、时间和地点
- 会议召集者
- 集会团队名称或参与者姓名
- 参与者角色
- 会议形式的特殊之处
- 任何外部参与者
- 涉及的议题、相应负责人和规定时间
- 任何可用于准备工作或有助于缩短会议时间的背景材料
- 会议持续时间
- 事先了解主要参与者的想法。
- 准备要进行的讨论和决策。
- 收集相关的文件与数据资料。
- 与参与者谈论他们的看法和目标。
- 鼓励参与者做好准备工作并让他们知道您对他们的想法很感兴趣。
- 向不参加会议但关注会议结果的管理者和其他高级管理者或主管做简要汇报。
- 分发议程和相关的背景信息。
在下列情况下可召开会议：
在下列情况下最好不要举行会议：
尽量包含下列人员：
您可能需要亲自邀请重要人物参加会议，并且依照他们的日程来安排会议时间。同时，要向他们说明他们将在会议上扮演特定的角色，而且还要强调他们参加会议的作用。
包括以下列表中的适当内容：
如果您能事先了解主要参与者对重要问题的想法，则可以更好地准备会议。花时间讨论您希望他们与其他与会者分享的观点。然后您可以选择根据您在会议之前从这些参与者那里获得的信息来调整议程。
会前做好准备功课。
会中：
- 说明会议的目的和目标。
- 让每个人都发言。
- 监控您自己的参与程度以确保自己没有垄断发言机会。
- 对打断他人讲话和垄断发言机会的人进行控制；为沉默寡言的人提供发言的机会。
- 积极看待人们提出的观点并鼓励他们提出建议。
- 如果有参与者批评或攻击他人的发言，应予以调解。
- 在挂纸板上记录意见。
- 当您感觉到大家对讨论某个要点兴趣浓厚时，应关注想发言的每个人并倾听他们的想法。通过眼神交流、点头或“让我们依次听一下罗布、苏珊和托尼奥的想法”之类的话语来回应他们。
- 为获取每个人的意见，您可以在会议室走动以询问每个人的意见。
- 确保听取到所有的观点。
- 请某人做唱反调的人。
- 询问人们的想法。邀请尚未发言的人发言。
- 将团队分为两人或三人小组，然后让每个小组分别进行汇报。
- 不要仓促投票或做出决策。
- 对每个问题都要得出结论。
- 投票表决可在较短时间内得出结果。它可能需要大家公开表态，这可能最终会将某些成员置于或赢或输的境地。
- 团队一致意见通常更加困难且要花更多的时间。人们更有可能支持他们一致做出的决策。这种方法通常不适合紧急情况或领导者个人应对决策负责的情况。在一致通过的情况下，可能并非每个人都同意该决策，但他们都同意支持该决策。
- 领导者做决策通常可在最短的时间内实现。如果成员了解是由领导者在做决策以及决策的原因，则这种方法可能是有效的可选方案。在这种情况中，有必要让所有成员感觉到领导者听取了他们的观点。
- 结束会议时应制定好行动和沟通计划。
- 会议中做出了什么具体决策并获得了什么结果？会后需要完成什么任务？
- 谁负责这些任务？如果与会者自发提出负责某些具体行动，则他们将更有可能完成这些任务。
- 何时必须完成这些任务？让参与者现实地对计划安排做出承诺，以确保任务真正得到落实。
如果您在会议之初说明会议的目的和目标，则可以最大程度避免参与者离题或介绍无关的材料。这将有助于您保证会议的正常进行。
要做出决策，团队可以通过投票表决或达成一致意见（相互同意）的方式，也可以由领导者做出决策。每种方法都有其利弊。
制定行动和沟通计划通常是最容易忽略的步骤，并且可能成为与会者和其他未到会的利益相关者抱怨的根源。如果会议结束时没有制定出任何行动和沟通计划，离开会议室后就不会有实际行动。行动和沟通计划应具备三个要素：什么、谁以及何时。
行动和沟通计划可以提供结论并带来成就感。它还可以确保让所有利益相关者都了解决策或信息，并有助于确保他们获知的是相同的讯息。
会议结束后，稍微调整行动和沟通计划表，然后将其发给所有与会者。还要将该计划发给那些没有到会但需要得到相关信息的人员。如果他们把行动计划真正视为责任、义务或契约，这些行动计划得以执行的可能性就更大。
会后：
- 通过包含会议记录的备忘录快速跟进。
- 出席者
- 会议目标
- 讨论的重要主题
- 做出的重要决策
- 后续步骤或行动计划
- 下次会议或者后续跟进会议的日期
- 对所有与会者的感谢
- 问题的确定
- 分析方法
- 备选方案
- 决策制定标准
- 决策
- 由谁跟进，跟进到何时
- 预期结果
- 与那些没有发言或对结果感到不满意的人员进行非正式会面。
- 提供承诺的资源。
- 按决策采取行动。
最好的跟进备忘录是根据会议期间挂纸板或白板上记录的要点或是您或记录员所做的笔记整理而成的。写跟进备忘录是为了让没有到会的人了解会议的情况。
它包括以下内容：
问题解决会议的跟进备忘录还可以包括：
会议期间，应留意成员对所做决策感到不满意的信号，并在会后找这些人沟通。会后的谈话可以使您获得重要的反馈，并且可以防止简单的问题无谓地复杂化。您还可以安抚那些您可能长期需要他们支持的参与者的自尊心。
确保让参与者获得完成分配给他们的任务所需的资源。否则，他们将感到泄气且无法完成这些任务。如果您无法提供资源，应解释原因。
按照会议中所做的任何决策尽快地采取行动。这将显示您作为会议领导者的效率。大家最终将更多地根据您的行动而不是您的语言来评判您的工作。